采购管理

一、功能介绍

采购管理可以对供应商买进商品的过程进行管理,本系统支持创建采购计划,对审批通过的采购计划合并成待审批的采购订单,采购订单可以编辑、审批、下单、作废、签收到货,完成采购。

采购流程如下:

 

二、采购计划操作说明

1.采购计划视频讲解

 

2.添加采购计划

点击左上角的【添加采购计划】按钮,弹出的对话框中点击【添加采购商品】按钮,填写商品的计划采购量;也可以通过excel导入,然后【提交审批】。 流程如下:

说明:在新增采购计划的时候,对于已配对的SKU可自动匹配FNSKU标签,对于没有FNSKU的SKU请在【销售】模块【listing】页面先进行配对。

 

3.审批采购计划

若开启了采购计划的审批功能,则需要进行审批操作,若不需要可以在审批规则配置处停用审批功能。审批规则配置说明点击此链接
点击操作列【审批】按钮,或点击待审批采购计划编号详情页中的【审批】按钮,审批采购计划,确认通过,采购计划状态为"待采购",此时可对采购计划合并生成采购单;或者驳回并填写原因,采购计划的状态为"已驳回",支持重新编辑,再次提交审批。

 

4.删除采购计划

点击操作列【批量删除】按钮,或点击采购计划详情页中的【删除】按钮,弹框点击【确定】,可以删除未审批或者已驳回的采购计划。

 

5.作废采购计划

点击操作列【批量作废】按钮,或点击采购计划详情页中的【作废】,输入作废原因,弹框点击【确定】,可以作废采购计划,作废后采购计划状态为“已作废”。

 

6.编辑采购计划

点击操作列【编辑】按钮,或点击采购计划详情页中的【编辑】按钮,可以编辑未审批或者已驳回的采购计划,编辑后可以重新提交。

 

7.操作记录

点击【详情】按钮进入采购计划详情页面,可以查看操作记录。

 

三、采购单操作说明

1.采购单视频讲解

领星ERP采购管理
 

2.采购单列表

分为单据和产品两个维度展示。

 

3.创建采购单

(1)可以在采购计划页面,勾选状态为"待采购"的采购计划,点击【生成采购单】按钮;
(2)可以在采购单页面点击左上角的【添加采购单】按钮,在新开页面可以点击【选择采购计划/添加采购产品】按钮,也可以通过excel导入;
填入采购信息后点击【暂存】按钮,采购单状态保存为“待提交”,可以继续编辑;直接点击【提交】按钮,若开启了审批,采购单状态保存为"待审批",若未开启审批,采购单状态保存为"待下单";
(3)创建1688采购单说明点击此链接

单品的采购仓库必须一致,在页面上方统一选择, 下方自动带出


相同SKU+店铺+FNSKU+仓库+采购单价+预计到货时间会合并为一种产品子项。

 

4.导入采购单

在采购单页面,点击左上角的【批量导入采购单】按钮,可以批量创建多个采购单,同一仓库和同一供应商会合并生成一张采购单,生成的采购单状态为"待提交",确认导入信息无误后可以批量提交。

 

5.审批采购单

若开启了采购单的审批功能,则需要进行审批操作,若不需要可以在审批规则配置处停用审批功能。审批规则配置说明点击此链接
点击操作列【审批】按钮或者点击采购单号详情弹框【审批】按钮,对采购单进行审批;或者勾选多个采购单,审批通过,采购单状态为"待下单";审批驳回,采购单状态为"已驳回",归类在"待提交"tab页,可以编辑后重新提交。

 

6.编辑/删除采购单

审批驳回或待提交的采购单支持二次编辑后再次提交审批,也支持删除采购单。

 

7.采购合同

点击采购单列表或详情的【打印合同(模板中心)】,可打印采购单的合同。
采购合同模板支持自定义,合同模板自定义说明点击此链接

 

8.采购单下单

点击待下单操作列【下单】按钮或者点击采购单号详情弹框的【下单】按钮;可以对已经和供应商商定好的采购单进行下单,下单后不能再直接修改采购单的产品、价格、数量、供应商等,但可以修改备注和上传附件。

 

9.采购单收货

创建采购单时,需选择采购单的质检类型,不同的质检类型收货流程不相同。
默认为【仓库质检】,收货流程为【采购>收货>质检>入库】;
【预检】指的是工厂质检,即先质检再收货入库,流程为【采购>质检>收货>入库】;
【免检】的采购单收货时无需走质检流程,流程为【采购>收货>入库】。

(1)收货单收货说明点击此链接
(2)扫码收货说明点击此链接
(3)PDA收货说明点击此链接
(4)预检类型收货说明
预检类型的采购单,【待到货】状态下可直接生成质检单,完成质检后根据质检结果自动入库。质检操作说明点击此链接

 

10.结束到货

对于不再等待到货的采购订单,由采购人员核实后,点击【结束到货】按钮,至此采购单变成"已完成"状态。

 

11.打印采购单

采购单支持打印用于留存备份或仓库收货,支持打印单据条码。
打印单据模板支持自定义,单据模板自定义说明点击此链接

 

12.采购单请款

请款操作说明点击此链接

 

13.采购退换货

采购退换货操作说明点击此链接

 

14.采购变更

单据发生异常情况需要进行修正时,可通过采购变更单进行变更。
变更单操作说明点击此链接

 

15.作废采购单

未到过货的采购单可以被作废。点击操作列【作废】按钮,或点击采购单详情页中的【作废】按钮,输入作废原因,弹框点击【确定】按钮,可以作废采购单,作废后采购单状态为“已作废”。

(1)采购单作废时,可勾选是否取消和采购计划的关联,若勾选取消后,采购计划没有关联的采购单,则自动回退为【待采购】状态;
(2)采购单编辑/变更通过,移除了采购计划产品时,若采购计划没有关联的采购单,则自动回退为【待采购】状态;
(3)采购计划回退时,会在采购计划详情页有操作记录;
(4)采购计划回退时,解除和加工计划的关联关系,但不会删除加工计划。

 

16.操作记录

采购单详情可以查看单据的操作记录。

 

四、常见问题

 

Q1:产品管理里面填写了采购成本怎么没有关联到采购单?

A1:如果是组合商品,先检查下是不是只写了组合商品的成本,单品的成本没有填写。或者看下是不是SKU关联了供应商但是没有填写供应商采购价格。

 

Q2:采购过程涉及的运费和其他费用如何分摊?

A2:在采购单添加运费和其他费用,可通过按照金额或者数量分摊。

 

Q3:采购单操作失误,可以修改吗?

A3:选择需要修改的采购单,点击【操作】选择【采购变更】,即可通过生成采购变更单进行修改。 注意:采购变更单如有开启审批,则需要审批通过后才能完成数据修改。

 

Q4:为什么已经生成采购变更单了采购单的数据还是没有变更?

A4:在【采购】-【变更单】查看一下单据是否已处理。如待审批状态,需要审批通过后采购单的数据才会变更。

 

Q5:为什么采购单有采购变更的权限也不能变更?

Q5:如果该采购单有生成过采购变更单但还未审批完成,这种情况是不支持再次生成变更单。需要审批完成变更单后才可以再次生成。



Q6:采购单已经全部到货了,为什么库存明细里还是没有库存?

A6:在采购单操作到货之后还需要到【仓库】模块【收货单】页面选择质检或者免检,然后再到【仓库】模块【质检单】页面完成质检。

 

Q7:采购计划中填了FNSKU,会有什么作用?

A7:①贴标入库;
②锁定库存,避免抢库存;
③按店铺条码区分库存。

 

Q8:采购单中填写的是含税单价,采购入库后是按照单价入库还是含税单价入库的?

A8:是按照单价入库的。因为会存在出口退税,采购单的税费会在出口时退回来,所以在入库的时候不核算税费。

 

Q9:1688采购单中填写的给卖家留言是否会同步到1688后台呢?

A9:会同步到后台。

 

Q10:采购单中采购单价获取顺序?

A10:①首先获取关联供应商采购单价,如未填写,采购单会显示0;

②没有关联供应商,且采购单含税为否,会获取采购成本;


③没有关联供应商,没有采购成本,采购单中手动填写采购单单价。

 

Q11:添加1688采购单时选择不到已授权已关联的1688账号是怎么回事?

A11:确认下该1688账号授权是否正常,授权失效时无法选择到该账号。授权失效时,可在系统的1688授权页,点击【应用续订】,跳转1688服务市场,点击续订或立即使用,即可重新授权。

 

Q12:1688有会员折扣、优惠券,系统能体现吗?

A12:系统会自动使用优惠券及会员折扣下单,下单后采购单详情的1688应付金额体现的就是最终的优惠价。

 

Q13:可以参与1688的火拼、满减等活动吗?

A13:1688接口不支持获取活动价格和库存、不支持参与1688限时活动,建议自行在1688确认库存起批量等信息进行下单。

 

Q14:支持供应商改价吗?

A14:支持。供应商改价后,系统会收到改价的消息推送,且采购单详情的1688应付金额将会更新为改价后的总价,您需要根据改价后的总价修改采购单对应单价。如果本地采购单金额与1688应付金额不一致,则提交审批、审批采购单是会有提醒,请款、付款将无法成功。

 

Q15:1688加工定制类商品,可以下单吗?

A15:1688加工定制商品的合约下单类型订单,无法在系统创建,需自行在1688平台下单。

 

Q16:1688采购单已经在后台付款成功了,系统怎么还是显示待下单?

A16:如未使用领星ERP的请款单功能,直接在后台完成了付款,需要在采购单详情中手动刷新1688状态后,采购单才会自动流转到"待到货"状态。

 

Q17:创建采购单提示:以下SKU关联的1688商品不满足混批条件,请调整。这个是什么问题?

A17:①确认下1688那边商品混批条件是什么,类似于可能你买了1个,但是1688要两个起批;
②比如1688是100个起批,输入的数量要是100个倍数,不能输入130,不然也会有这个提示。

 

Q18:添加采购单采购组合产品时怎么没有选择加工方式是本地加工还是委外加工的地方?

A18:通过采购计划/补货建议/订单管理,去生成采购单时,若存在组合产品,就可以选择单品采购-加工方式。直接添加采购单是不可以选择的。

 

Q19:系统创建采购单,选择采购币种为人民币的情况下,按照什么汇率转换?

A19:采购单将按当前时间【汇率管理】中我的汇率转为人民币入库,默认显示系统当天官方汇率;若使用表格导入采购商品,请先选择币种。

 

Q20:1688采购,系统内选择订单类型是:大市场订单,但是客户1688后台会显示分销的标志,这个正常吗?

A20:这个不是分销订单,只是说明这个商家是可以分销而已。

 

Q21:生成采购单时这个是否更新报价是有什么用?

A21:如选择是,则采购单流转到待下单状态时,会将含税单价、税率更新到产品管理的供应商报价中。注意:SKU存在关联供应商、且采购数量属于已维护梯度范围内,才会更新。

 

Q22:采购合同模板中的【结算方式】这个变量,在打印采购单合同的时候是不能带出来的吗?

A22:您确认一下采购单中这里有没有填写结算方式,采购单的供应商方式可能不一样,打印出来以采购单中填的结算方式信息为准。

 

Q23:采购单和采购计划中可以自动把产品管理的备注带过来吗?

A23:可以在设置-业务配置中勾选备注设置,采购计划的产品备注读取产品管理维护的采购备注,采购单的产品备注读取产品管理维护的采购备注。

 

Q24:我们采购单号都是用自己本地的编号,采购单支持自定义采购单号吗?

A24:创建采购单时,如有自定义单号的需求,则可以自行填写单号,仅支持数字、英文、横杠、英文句号;单号只能在“待提交”状态下可以修改,如需要系统自动生成单号,则不填写此项。暂存/提交采购单后采购单号会显示为用户自定义的单号。

 

Q25:采购单选择预检是怎么操作,怎么没有到货按钮呢?

A25:①采购单的质检类型选择预检后,该采购单需要先手动生成质检单,完成质检单后自动到货入库,不需要点击到货按钮。
②预检的流程是采购后先质检>质检的良品量自动收货>再自动入库。系统将自动创建已完成的收货单和已完成的入库单,质检的良品量会自动转为可用量。
③【预检】∶预检指的就是工厂质检,即先质检再到货入库,与现有流程不同的是,预检需要先创建质检单,等质检单完成质检后,采购产品才会进入本地仓库。

 

Q26:采购单要到货,仓库进行收货时,收货单会自动带出采购单的备注信息吗?

A26:采购单生成收货单时,支持一键同步采购单产品备注,在生成收货单时可以点击同步采购备注,就会将采购单中填写的产品备注会同步到收货单的产品备注中。
(注意同步的不是单据备注。目前只能在生成收货单时点击同步,生成后没有同步按钮,可以自己编辑备注。)

 

Q27:创建采购单时质检单可以选择免检吗?

A27:创建采购单时,需要选择质检类型,默认会选择【仓库质检】,可以自行勾选免检。

Q28:采购单页面选择店铺的时候,显示的北美共享和欧洲共享店铺是什么意思?

A28:系统是按照仓库+店铺+FNSKU+SKU管理库存,是为了赋予库存店铺意义的功能。而NA和EU是一个概念店铺,变成了NA和EU的货不会影响发货。因为NA店铺的货可以发往美国、加拿大、墨西哥;EU的货可以发往德法意西。但EU比较特殊的是,EU无法发英国,所以发英国的时候需要做一个换标调整。

 

Q29:为什么创建1688采购单的时候没有1688账号选择?

A29:①确认【设置-1688授权】页面已经有授权了1688账号;
②确定有给1688账号分配一下关联用户。
 
 

Q30:采购单什么情况下会显示已逾期?

A30:根据采购单中的每个产品到货情况,如果有到货完,就看产品最后一次到货时间是否超出了预计时间;如果没有到货完,就看逾期时间是否已经过了当前时间。


Q31:采购单已完成状态还需要继续到货怎么操作?

A31:可以在设置-业务配置-采购这里开启超量到货,开启后可以在采购单中超量到货。
 
 
 

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